Tax Health Check: Ein grundlegender Prozess für CFOs oder Head of Tax, der jedoch allzu oft nicht umgesetzt wird

Danach wiederholte ich diese Frage bei jeder Gelegenheit. Es überrascht nicht, dass die übrigen Antworten sehr ähnlich ausfielen. Die Geschäftsleitung (CFO, Head of Tax) delegiert in der Regel die gesamte Verantwortung im Zusammenhang mit Steuern an eine interne oder externe Stelle und geht davon aus, dass alle notwendigen Prozesse korrekt abgewickelt werden. In der Realität zeigt sich, dass das Wissen (oder Interesse) an Steuerrisiken und den Prozessen zur Behandlung von Steuerfragen auf Managementebene begrenzt ist, zumindest bis negative Konsequenzen auftreten.

Management steuerlicher Risiken

Die Geschäftsleitung befasst sich vorwiegend mit der Erkennung von steuerlichen Risiken und wie diese zu handhaben sind. Dies ändert sich, sobald sie mit wesentlichen Steuerveranlagungen konfrontiert wird, welche einen unerwarteten Geldabfluss auslösen, mit einem grossen Schaden oder einer persönlichen Haftung verbunden ist. Ein Tax Health Check kann solche Fälle vermeiden.

Grundsätzlich ist ein Health Check eine Beurteilung des Wohlbefindens, der Funktionsfähigkeit und des allgemeinen Zustands einer Person. Mit einem solchen Check lässt sich feststellen, ob etwas ordnungsgemäss funktioniert oder ob es in bestimmten Bereichen potenzielle Probleme gibt, die eine erhöhte Aufmerksamkeit erfordern. Zur Beurteilung des allgemeinen Gesundheitszustands einer Person umfasst ein Health Check eine Reihe von medizinischen Tests, Messungen und anderen Untersuchungen. Dem Health Check bei Menschen ähnlich ist ein Tax Health Check, ein ganzheitlicher Ansatz zur Bewertung der steuerlichen Verfahren und zur Beurteilung der gesamten steuerlichen Situation durch die Ermittlung von Problemen, Fehlern und Verbesserungsmöglichkeiten bei den Prozessen zur Einhaltung der steuerrechtlichen Vorgaben.

Ein Tax Health Check umfasst eine Reihe von Tests, Prüfungen und Fragen für Mitarbeitende auf operativer Ebene oder Involvierte im Steuerprozess. Der Check umfasst im Allgemeinen alle Steuern (z.B. Unternehmenssteuer, Mehrwertsteuer, Grundstückgewinnsteuer oder andere relevante Steuerarten), die von einer juristischen Person in einem bestimmten Land geschuldet sind, sowie die Art und Weise, wie die Steuererklärungen eingereicht werden. Ausserdem beinhaltet der Check eine Analyse der Vorgehensweise bei der Berechnung der laufenden und latenten Steuern, des allgemeinen Transfer Pricing Ansatzes und der aufgesetzten Steuerstruktur. Ein Bericht zum Tax Health Check sollte steuerliche Besonderheiten (z.B. die Nutzung von Steuergutschriften, Steuerbefreiungen oder Vorjahresverlusten), Trends und mögliche Steuerreformen, die das Unternehmen betreffen, beschreiben.

Worin besteht der Mehrwert eines Tax Health Check?

• Der Check kann dabei helfen, potenzielle Steuerrisiken rechtzeitig zu erkennen, was eine schnelle Reaktion der Geschäftsleitung sowie die Umsetzung von entsprechenden Massnahmen ermöglicht. Die Bildung einer Steuerrückstellung, welche sich auf den Jahresabschluss auswirken würde, kann dadurch verhindert werden.
• Steuerreformen und Trends können analysiert werden, um festzustellen, ob das Unternehmen auf zukünftige Veränderungen vorbereitet ist und ob die Prozesse und die internationale Struktur im veränderten Umfeld noch praktikabel sind.
• Der Bericht zum Tax Health Check kann eine erste Bewertung darüber enthalten, ob und wie Informationen ausgetauscht werden, welche Prozesse und internen Kontrollverfahren vorhanden sind oder wodurch die Steuerrisiken des Unternehmens kontrolliert werden (z.B. Steuerkontrollrahmen). Zu diesen Punkten kann ein Tax Health Check Empfehlungen für Verbesserungen abgeben. Die Analyse dieser Themen ist vor allem von Bedeutung, wenn die gesamten Steuerprozesse von lokalen Teams oder Dritten (durch Outsourcing-, Co-Sourcing- oder Nearshoring-Mechanismen) durchgeführt werden.
• Der Bericht zum Tax Health Check kann eine erste Einschätzung enthalten, wie mögliche Technologien zur Optimierung und Automatisierung der internen Steuerprozesse eingesetzt werden können. Zudem kann eine Empfehlung abgegeben werden, wie innovative digitale Tools für die einzelnen Prozesse im Zusammenhang mit den steuerlichen Themen implementiert werden können. In Ländern, in denen die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch ist, kann eine Technologie zudem bereits während des Tax Health Check als Hilfe eingesetzt werden, um Unterschiede zwischen Buchhaltungs-, Steuer- und gesetzlicher Rechnungslegung aufzudecken und so die Möglichkeit zu haben, Unterschiede automatisch zu korrigieren, bevor eine Beurteilung durch die Steuerbehörden erfolgt.
• Für die tägliche oder zukünftige Arbeit im Unternehmen kann der Tax Health Check Präventionsmechanismen aufzeigen. Ein Beispiel hierfür ist die Erstellung von sogenannten "defense files" (resp. "Akten zur Verteidigung") zu bestimmten Steuerthemen. Dadurch kann eine genaue Dokumentation gewährleistet werden.
• Der Tax Health Check gibt Empfehlungen über Prozesse ab, damit Unternehmen Verantwortung für ihr steuerliche Situation übernehmen. Dazu gehören z.B. die Implementierung von klaren Methoden oder Prozesse für eine bessere Buchhaltung wie auch Berichterstattung, Ermittlung unklarer Steuerpositionen, Verbesserung der Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben und die Verbesserung von Transfer Pricing Methoden.

Fazit

Richtig eingesetzt ist ein Tax Health Check ein hervorragendes Instrument zur Verbesserung der Steuerprozesse, zur Minimierung von Steuerrisiken und zur effizienten Abwicklung der Unternehmenssteuern.

Unser globales Team verfolgt und erkennt Steuerfragen im Voraus und führt dazu auch Tax Health Checks in mehr als 95 Ländern durch. Kontaktieren Sie uns und organisieren Sie Ihre Steuer- und Compliance-Risiken!

Beitrag von Francisco Jose Zamora Valencia