Die mehrwertsteuerliche Behandlung von Privatanteilen: ein wenig bekanntes Thema mit nicht zu vernachlässigenden Auswirkungen!

Das Thema Privatanteile ist oft ein noch unbekanntes Thema, welches mit Unklarheiten und Missverständnissen behaftet ist. Dieser Umstand führt in der Praxis regelmässig zu Berichtigungsabrechnungen auf Seiten der Arbeitgeber. Die Gewährung von Privatanteilen durch die Arbeitgeber gilt als Naturallohn und ist somit Bestandteil des Lohnes, welcher entsprechend auf den Lohnausweis von Arbeitnehmenden, Aktionären und Aktionärinnen, Organe des Unternehmens usw. zu deklarieren ist.

Privatanteile wirken sich somit ebenfalls auf zu leistenden Sozialversicherungsbeiträgen aus. Bei Berichtigungsabrechnungen aufgrund von gewährten Privatanteilen, wird in der Praxis oft zuerst die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) die zuständige Kantonale Steuerverwaltung informieren. Die Kantonale Steuerverwaltung informiert anschliessend die zuständige Kantonale Ausgleichskassen.

Begriff «Privatanteile» und Konsequenzen bei der nicht korrekten MWST-Behandlung

Vom Begriff der Privatanteile sind folgende Tatbestände betroffen: (i) Entnahmen von Gegenständen oder Dienstleistungen durch den Einzelunternehmer (Eigenverbrauch), (ii) Leistungen an nahestehende Personen und (iii) Leistungen an das Personal.

Im Folgenden wird primär auf die mehrwertsteuerlichen Folgen von Privatanteilen im Zusammenhang mit der dritten Kategorie näher eingegangen. Die Praxiserfahrung zeigt, dass viele Unternehmen sich die Auswirkungen (z.B. kostenloses Mittagessen, kostenloser Zugang zu gewissen Einrichtungen). Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, einen Lohnausweis auszustellen, in welchem alle Leistungen sowie geldwerten Vorteile an Arbeitnehmende zusammengefasst sind.

Die nicht korrekte Abrechnung von Privatanteilen führt zu zusätzliche Steuerlast sowie zu Verzugszinsen. In gewissen Fällen sogar zu einer Korrektur der entsprechenden Sozialabgaben, sollten die Privatanteile nicht korrekt verbucht oder im Lohnausweis nicht entsprechend deklariert sein. Die zuständige Steuerverwaltung kann in gewissen Fällen, dass Unternehmen sogar mit Busse bestrafen.

Bei der Gewährung von Leistungen an Arbeitnehmende, ist es notwendig den Begünstigtenkreis richtig zu qualifizieren. Erst im Anschluss kann die MWST entsprechend deklariert werden. Ob im Rahmen von Gratisleistungen oder zu einem reduzierten Preis, diese Leistungen können zu Vorsteuerkorrekturen führen oder sie müssen mit der MWST abgerechnet werden.

Welche Lohnausweise von welchen Begünstigtenkreis sind betroffen?

Grundsätzlich erhalten alle Personen für die Ausübung einer unselbstständigen Tätigkeit einen Lohnausweis. Folgende Personen erhalten ebenfalls einen Lohnausweis, auch wenn es sich nicht um eine unselbständige Tätigkeit handelt:

a) Nahestehende Personen, vorausgesetzt sie führen eine Tätigkeit im entsprechenden Unternehmen aus;

b) Familienangehörige, welche Unternehmen tätig sind;

c) Organ der Gesellschaft sowie die Mitglieder des Stiftungsrates;

d) Ehemalige Arbeitnehmende sowie Rentenbeziehende können ebenfalls unter gewissen Umständen noch einen Lohnausweis erhalten, sollten sie noch Anspruch auf vertragliche Leistungen aus dem ehemaligen Arbeitsverhältnis beanspruchen.

Wie wird mit gewährten Leistung an das Personal korrekt umgegangen?

In einem ersten Schritt müssen die gewährten Leistungen erfasst sowie qualifiziert und quantifiziert werden. Unternehmen gewähren ihren Arbeitnehmenden oft verschiedene Vorteile wie z.B. Fahrzeug, Mittagessen, Mobiltelefon, Unterkunft, Geschenke. In der Praxis werden in der Regel oft sogenannte Gehaltsnebenleistungen den Arbeitnehmenden gewährt, welche im entsprechenden Lohnausweis korrekt deklariert sowie bei der MWST-Abrechnung berücksichtigt werden müssen. Bei solchen Nebenleistungen kann es sich unter anderem um den Kostenlosen Zugang zu gewissen Einrichtungen handeln (z.B. Schwimmbad, Fitnessstudio, Freizeitzentrum), welcher den Arbeitnehmenden sowie allenfalls deren Familienmitgliedern gewährt wird, oder um die Bereitstellung von bestimmten Gütern (z.B. Fahrzeug, Material, Unterkunft).

Die Gewährung von solchen Nebenleistungen von Unternehmen an ihre Arbeitnehmende sind Bestandteil vom Lohn, welche entsprechend deklariert werden müssen. Privatanteile können pauschalbesteuert werden können, unabhängig davon wie viele Arbeitnehmende von diesen Nebenleistungen effektiv profitieren können.

Leistungen des Unternehmens an das Personal können in zwei Gruppen eingeteilt werden, wobei die erste Gruppe die entgeltlichen und die zweite die unentgeltlichen Leistungen betrifft. Leistungen, die der Arbeitgeber dem Personal erbringt und im Lohnausweis deklariert werden müssen, gelten als entgeltlichen Leistungen. Im Umkehrschluss gelten die Leistungen, welche nicht im Lohnausweis deklariert werden müssen, als unentgeltlichen Leistungen. Die resultierende mehrwertsteuerliche Behandlung erweist sich oft als sehr komplex.

Was muss beim Ausfüllen des Lohnausweises besonders berücksichtigt werden?

Die MWST-Richtlinien stützen sich im Wesentlichen auf die Anleitung zum Erstellen des Lohnausweises und der Rentenbescheinigung. Die Steuer ist auf dem Betrag zu berechnen, der auch für die direkten Steuern massgebend ist. Der im Lohnausweis angegebene Betrag versteht sich inklusive MWST. Pauschalen zur Ermittlung der Lohnbestandteile können auch für die MWST verwendet werden, sofern diese für die direkten Steuern zulässig sind. Werden die Leistungen hingegen dem Arbeitnehmer in Rechnung gestellt oder direkt vom auszuzahlenden Lohn abgezogen, ist eine Deklaration des Betrags im Lohnausweis nicht notwendig.

Die MWST-Info «Privatanteile» sowie die Anleitung zum Erstellen des Lohnausweises enthalten praxisorientierte Beispiele. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass alle entgeltliche Leistungen an das Personal müssen im Lohnausweis und in der MWST-Abrechnung deklariert werden. Im Gegensatz dazu haben Leistungen, die als unentgeltlich gelten, keine Konsequenzen für die Mehrwertsteuer. Konkret wird davon ausgegangen, dass sie nicht gegen Entgelt erbracht wurden, und es wird angenommen, dass es dafür einen unternehmerischen Grund gibt.

Unsere Empfehlungen

Wie vorstehend ausgeführt wird, ist die korrekte Behandlung von Privatanteilen in Bezug auf die MWST wichtig. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass bei einer MWST-Kontrolle durch die ESTV die letzten 5 Geschäftsjahre geprüft werden.

Um die Vorschriften einzuhalten und eine angemessene Dokumentation zu führen, empfehlen wir Arbeitgebern, alle dem Personal gewährten Leistungen zu erfassen und zu bewerten. Denn eine umfassende Übersicht stellt sicher, dass jede Leistung korrekt behandelt wird. Ergänzend dazu empfehlen wir auch, eine jährliche Übersicht pro Mitarbeiter zu erstellen. Anhand diese Übersicht kann man sich beim Ausfüllen des Lohnausweises einen genauen Überblick verschaffen und feststellen, ob allfällige Posten in die MWST-Abrechnung und/oder den Lohnausweis deklariert werden müssen.

Beitrag von Vanessa Cilio und Dorian Trevisan