Mitarbeiter-Hinweisgeberverfahren
Welche Arten von Bedenken werden von dieser Richtlinie abgedeckt?
Diese Richtlinie deckt Situationen ab, in denen eine Einzelperson (sowohl innerhalb als auch außerhalb von Mazars) ein Bedenken zu Risiken, Fehlverhalten oder kriminellen Machenschaften äußert, die Mitglieder der Firma betreffen. Dies ist in folgenden Bereichen relevant:
- Finanzen, Rechnungslegung,
- Bestechung und Korruption,
- Umgang mit kartellrechtlichen Sachverhalten,
- Gesundheits- und Sicherheitsrisiken,
- Umweltgefahren,
- Diskriminierung und Belästigung.
Auf diese Bedenken wird hier mit dem Begriff „Fehlverhalten“ Bezug genommen. Diese Richtlinie deckt keine Bedenken oder Beschwerden über Ihre eigene persönliche Beschäftigungslage ab. Solche Bedenken oder Beschwerden sollten über den Beschwerdeprozess der Firma geäußert werden. Diese Richtlinie deckt des Weiteren keine Risiken, Fehlverhalten oder kriminelle Machenschaften, die zu anderen als den in diesem Abschnitt aufgeführten Bereichen gehören, sowie die Personen betreffen, die keine Beschäftigten der Firma sind, ab, wie zum Beispiel Kunden, Lieferanten...
Schutz gemäß dieser Richtlinie
Das Hinweisgeberverfahren ist freiwillig und Arbeitnehmer haften niemals für nicht geäußerte Bedenken im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberverfahren.
Sie sind im Rahmen dieser Richtlinie nicht verpflichtet, Sachverhalte zu beweisen. Ein ehrlicher und begründeter Verdacht, dass Fehlverhalten begangen wurde oder wahrscheinlich begangen werden wird, ist ausreichend.
Sie werden gemäß den Bestimmungen des Abschnitts „Persönliche Haftung“ bei einer Bedenkenäußerung durch einen Mitarbeiter von Mazars gemäß dieser Richtlinie keinen Verlust Ihres Arbeitsplatzes oder eine Form von Strafe als Konsequenz riskieren. Vorausgesetzt, Ihr Handeln ist aufrichtig und begründet, spielt es keine Rolle, ob Sie Ihre Bedenken fälschlicherweise äußern.
Mazars wird keine Schikane oder Belästigung von Mitarbeitern tolerieren, die gemäß dieser Richtlinie Bedenken geäußert haben. Alle Vorwürfe einer solchen Behandlung werden ernst genommen und, sollten sie fundiert sein, gemäß dem Disziplinarverfahren der Firma als potenzielles grobes Fehlverhalten untersucht. Wer erwiesenermaßen einen Kollegen auf diese Art behandelt, wird fristlos und ohne Abfindung gekündigt.
Persönliche Haftung
Böswillige falsche Behauptungen gemäß dieser Richtlinie stellen grobes Fehlverhalten dar und führen wahrscheinlich zu Disziplinarmaßnahmen und/oder einer strafrechtlichen Verfolgung.
Was tun, wenn Sie Bedenken haben
Wenn Sie Bedenken zu Fehlverhalten haben, können Sie diese über das Formular unten äußern (lokale Teams können auf Daten nicht zugreifen und das Formular nicht ändern).
Der Konzernhauptbeauftragte für Compliance von Mazars [1] wird sich nur mit dem Konzernausschuss für Governance oder seinen unabhängigen Mitgliedern und im nötigen Umfang mit dem Konzernvorstand in Verbindung setzen. Bitte beachten Sie, dass für den Erhalt und die Bearbeitung von Bedenken im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberverfahren zuständige Mitarbeiter zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
Es ist wichtig, dass ein Teammitglied sich dazu in der Lage fühlt, Bedenken ohne Angst vor Repressalien zu äußern. Deshalb werden Behauptungen über Schikane in solchen Situationen sehr ernst genommen und Disziplinarmaßnahmen werden gegen jede Person ergriffen, die eines solchen Verhaltens für schuldig befunden wird.
Vertraulichkeit
Alle gemäß dieser Richtlinie geäußerten Bedenken werden zwischen der Person, die die Bedenken äußert, dem Konzernhauptbeauftragten für Compliance von Mazars und jedem anderen Beschäftigten, der im benötigten Umfang über das Bedenken unterrichtet wurde, vertraulich bleiben. Demzufolge werden alle Informationen, die Sie in diesem Verfahren zur Verfügung stellen, vertraulich bleiben, einschließlich Ihrer Identität.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass Bedenken nicht anonym angesprochen werden können und Sie Informationen bezüglich Ihrer Identität angeben müssen, die stets vertraulich behandelt und niemals den Mitarbeitern mitgeteilt werden, auf die sich die Bedenken beziehen.
Abhängig von der Art des Sachverhalts, den Sie angesprochen haben, könnte die Firma gemäß den gesetzlichen Bestimmungen verpflichtet sein, einige oder alle dieser Informationen einer dritten Partei mitzuteilen. Sie werden informiert, falls derartige Offenlegungen erfolgen.
Bei der Untersuchung des Sachverhaltes könnte der Konzernbeauftragte für Compliance Sie auffordern, weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Ihre Kooperation nach der Äußerung von Bedenken ist für eine ordnungsgemäße Untersuchung Ihrer Bedenken sehr wichtig.
Sobald der Sachverhalt untersucht wurde, erhalten Sie einen Bericht über die Ergebnissen. Wenn Sie Bedenken äußern, von denen sich herausstellt, dass sie fundiert sind, werden die Ergebnisse dieser Untersuchung ebenfalls an den zuständigen Leiter der Managementeinheit berichtet, der geeignete Maßnahmen treffen wird.
Böswillige Behauptungen bezüglich der Aktivitäten einer Firma von Mazars gegenüber externen Personen stellen grobes Fehlverhalten dar und werden im Rahmen des Disziplinarverfahrens der Firma untersucht. Wer erwiesenermaßen bösartige Behauptungen äußert, wird fristlos und ohne Abfindung gekündigt.
Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Zentrale Aufzeichnungen aller Benachrichtigungen werden vom Konzernbeauftragten für Compliance von Mazars aufbewahrt, der an den Landesverantwortlichen und an die unabhängigen, nicht geschäftsführenden Mitarbeiter der Unternehmen Berichte über die Ergebnissen senden wird.
Benachrichtigungen, die nicht unter diese Richtlinie fallen, werden zeitnah vernichtet oder in einem separaten System aufgezeichnet. Diejenigen, die unter diese Richtlinie fallen, jedoch keine gerichtlichen oder Disziplinarverfahren zur Folge haben, werden nicht länger als 2 Monate nach Abschluss der Untersuchung aufbewahrt. Diejenigen, die gerichtliche oder Disziplinarverfahren zur Folge haben, werden bis zum Abschluss der Verfahren aufbewahrt.
Mazars nutzt alle geeigneten Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz der Informationen sicherzustellen, die wir im Zusammenhang mit dieser Richtlinie erhalten haben, gemäß dieser Datenschutzrichtlinie und allen anwendbaren Rechtsvorschriften.
Zugriffs- und Änderungsrechte
Sie haben gemäß den anwendbaren Datenschutzrichtlinien Zugriffs-, Widerspruchs- und Verbesserungsrechte bezüglich der Daten, zu denen Sie bedenken haben; des Weiteren haben Sie das Recht, eine Modifikation oder Löschung der Daten zu verlangen, wenn diese nicht korrekt, unvollständig oder nicht aktuell sind. Um ein solches Recht wahrzunehmen, verwenden Sie bitte das Kontaktformular für Mitarbeiter unten.
[1] Seit Januar 2015 ist Jean-Luc Barlet der Konzernhauptbeauftragte für Compliance.